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Je suis nouveau secrétaire ou trésorier, comment je fais ?

5274D’abord un grand merci pour avoir accepté la mission et bienvenue chez les SGDF !

Missions

Un certain nombre de dossiers sont à traiter en priorité dès la rentrée du groupe, ils concernent :

§ Pour les secrétaires :

o   Les Adhésions

o   L’Accueil de scoutisme

o   Les Calendrier et registres de présences

Où trouver de l’aide ? : www.sgdf.fr puis en haut et à droite « Chefs-cadres », puis sous l'image, « Doc en stock » et enfin « Administratif et financier »


Faire les inscriptions

Cliquer sur Adhésions , plusieurs fiches actions sont à votre disposition

Faire la fiche complémentaire du 1er trimestre (septembre à novembre) pour l’accueil de scoutisme

Cliquer sur Gestion du Groupe et de l'Accueil de Scoutisme, plusieurs fiches à votre disposition en particulier intranet : déclarer son accueil de scoutisme.

S’assurer de la tenue des registres de présences dès les premières activités

Cliquer sur  Intranet : Calendriers et Registres de présences Plusieurs fiches ici aussi sont à votre disposition

§  Pour les trésoriers :

o   La comptabilité et l’intégration comptable

o   Le compte bancaire

o   Le budget du groupe

Où trouver de l’aide ? : www.sgdf.fr puis en haut et à droite « Espace responsable », puis bas de page, « Doc en stock » et enfin « Administratif et financier »


Finaliser et clôturer les comptes de l’exercice n-1

Cliquer sur :   Intranet : Intégration des Comptes

Tenir la comptabilité du groupe pour l’exercice qui commence

Sur Comptaweb https://comptaweb.sgdf.fr

Le guide complet :Guide d'utilisation de COMPTAWEB

Mettre à jour les signatures à la banque

Cliquer sur : Intranet : Comptes Bancaires

Etablir le budget prévisionnel à présenter au 1er conseil de groupe de l’année

Cliquer sur : La démarche budgétaire du groupe.

§  Intranet ou doc en stock ?

o   Doc en stock – onglet administratif et financier : comme indiqué plus haut c’est directement sur le site du mouvement www.sgdf.fr , il fourmille de fiches actions qui balaient tous les grands thèmes ou outils, utiles à la vie du mouvement. Il est accessible par tous. 

o   Intranet : confidentiel, tu y accèdes par des codes personnels. C’est une base de données administrative et financière, très riche dans laquelle sont stockées toutes les informations concernant les adhérents de ton groupe. Elle va faciliter ton travail et te permettre d’être en lien constant avec ton équipe de groupe. Tu y renseigneras aussi tout ce qui répond aux attentes de nos partenaires et qui est nécessaire pour obéir à la règlementation de nos activités.


§  Intranet pratique

C'est un espace dédié aux astuces et aux actualités, sur le site www.sgdf.fr

Par exemple, l'article A chaque menu intranet, ses fiches-actions ! 

§  Accompagnement :

Ces informations vont t’aider à débuter l’année sereinement, mais de nombreuses personnes sont aussi pour toi des ressources : n’hésite pas à les appeler en cas de doute ou pour obtenir des précisions.

o   Au territoire, le responsable du pôle administratif et financier (RPAF) et/ou  le secrétaire et le trésorier territorial.

o  Au centre de ressources, le chargé d’affaires administratif et financier

o   Au siège le SAGAT (Service d’Aide aux Groupes et Territoires), en fonction de tes demandes tu seras dirigé vers une personne spécialisée sur les questions administratives (BNP, intranet…) ou financières.

Formation :

Alors que tu as déjà rempli un certain nombre de missions, en tuilage avec ton prédécesseur, il est important pour gagner  encore en sérénité et approfondir tes compétences que tu participes aux formations proposées :

o   L’APF (Aide à la prise de fonction) organisé par le territoire en septembre/octobre. Elle va te permettre d’acquérir des compétences pour la gestion des trois premiers mois du groupe.

o   Le WE de formation d’approfondissement en décembre/janvier organisé par le centre de ressources.

 

Pour aller plus loin, lire l'article "Participation financière des familles : mode d'emploi"